Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa seurakuntayhtymän tiedonhallintalain toteutusta. Se on tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen kuvaus seurakuntayhtymän tietovarannoista ja asiarekistereistä.

Asiakirjajulkisuuskuvaus auttaa seurakuntalaisia ja muita asianosaisia kohdistamaan paremmin tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Tietopalvelu ja tietojen luovutus

Tietopyynnöt kohdistetaan seurakuntayhtymän taloustoimistoon sähköpostitse tai postitse. Tietopyynnön voi tehdä myös taloustoimistossa, osoitteessa Piispantie 2.

Osoite: Naantalin seurakuntayhtymä, Taloustoimisto, Piispantie 2, 21100 Naantali
Sähköposti: naantalin.seurakuntayhtyma@evl.fi

Tietopyyntöön vastaaminen voi olla pyytäjälle maksullista. Asiakirjojen tietojen antamisesta perittävät maksut määrätään seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston päätöksen mukaisesti.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia ja toimittaa vapaamuotoisena paperilla, sähköpostitse tai esittää suullisesti.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Seurakuntayhtymä voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi. Tietopyynnöstä ja asiakirjan tyypistä riippuen tiedot voidaan luovuttaa joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Seurakuntayhtymän tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu seurakuntayhtymän ja seurakuntien verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Asiakirjahallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on lakisääteiset asiakirjahallinnon tehtävät. Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan seurakuntayhtymän on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asian käsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Lisäksi palveluja tuotettaessa syntyvä tietoaineisto ja asiakirjat talletetaan asianhallintajärjestelmään sekä arkistoon.

Seurakuntayhtymän toimintaan liittyvät paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joihin on rajoitettu pääsy. Arkiston aineisto koostuu pääasiassa päätöksenteon ja palvelujen aineistoista.

Alle on kuvattu seurakuntayhtymän muut tietovarannot sekä niihin liittyvät tietojärjestelmät:

Hallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on toimielimien ja viranhaltijoiden päätöksenteko. Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen. Seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien hallintoon liittyvää päätöksentekoa tehdään yhteisessä kirkkovaltuustossa, yhteisessä kirkkoneuvostossa, seurakuntaneuvostoissa ja viranhaltijoiden toimesta.

Seurakuntayhtymässä käsiteltäviin ja käsiteltävänä olleisiin asioihin liittyviä asiakirjoja ja käsittelytietoja talletetaan asianhallintajärjestelmään. Talletettavia tietoja ovat muun muassa tiedot asian vireille saattamisesta, vireille saattajasta, asiakirjan saapumis- tai laatimispäivästä, asian laadusta sekä päätöksenteosta ja ratkaisusta.

Asianhallinnasta tietoja voi hakea monipuolisesti, esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, tekstisisällöstä vapaasanahauin, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärä- ja tunnistetiedoilla. 

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on työnantajavelvotteiden täyttäminen ja henkilöstöhallintoon liittyvä asiankäsittely, kuten henkilöstöasioiden ohjaus, virka- ja työehtosopimusasiat, palvelussuhdeasiat, osaamisen kehittäminen ja työhyvinvointi sekä henkilöstön palkkaaminen. Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen ja käsittely voi perustua myös sopimukseen. Tietovarannosta voidaan hakea tietoja muun muassa henkilön nimellä, henkilötunnuksella tai tehtävänimikkeellä. 

Taloushallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on taloushallinnon lakisääteiset tehtävät, maksuliikenne ja sen seuranta. Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen. Laskutuksen osalta käsittely perustuu sopimukseen. Rekisteri sisältää tiedot rahaliikenteestä, laskutusasiakkaista, toimittajista ja matkalaskujen toimittajista. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa asiakkaan tai toimittajan nimellä tai osoitteella.

Kiinteistöjen ja irtaimiston tietovaranto

Käyttötarkoitus on kiinteistöjen ja irtaimen omaisuuden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Kohderekisteriin on talletettu tiedot seurakuntayhtymän omistamista rakennuksista ja toimitiloista, tonteista, metsäpalstoista ja vesialueista sekä arvoesineistä eli kiinteästä ja irtaimesta kulttuuriperinnöstä. Kohteen perustietojen lisäksi rekisteriin on tallennettu kohteen suojelutiedot, korjaushistoria ja rakennuslupatiedot sekä tiedot rakennuksen LVI-tekniikasta. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa rakennuksen nimi- tai käyttötarkoitustiedoilla ja kiinteistö- ja rakennustunnuksilla.

Hautaustoimen tietovaranto

Käyttötarkoituksena on hautausmaiden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen. Hoidon osalta käsittely perustuu sopimukseen. Rekisteriin on tallennettu seurakuntayhtymän hautausmaille haudattujen ja tuhkattujen paikka, nimi, syntymä- ja kuolinpäivä. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa vainajan nimen tai hautapaikan mukaan.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietovarannoista ei ole saatavissa tietoja avoimesti teknisen rajapinnan kautta. 

Seurakuntayhtymän ja seurakuntien verkkosivut

Seurakuntayhtymän ja seurakuntien verkkosivuilla on tietoa eri asiointi- ja palvelutoiminnoista ja niillä toteutetaan seurakuntayhtymän ja seurakuntien tietopalvelua monin eri tavoin. Tämän kappaleen alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkit niiden omille verkkosivuille.